Регистрация за 5 сек.
Здравствуй, друг!
Еще не зарегистрировался?

Войти за 5 сек. через :
Как правильно написать и оформить деловое письмо. - Forum-Profit.RU
Coine

Важная информация

Как правильно написать и оформить деловое письмо.

Владелец форума
Регистрация: 15.06.2009 На форуме: 3 мес 1 нед 2 д
Сообщений: 2,016 Карма: 20.00
#1    13.04.2010, 10:10
Как правильно написать и оформить деловое письмо.


ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО составляется, как правило, в официально- деловом стиле. Официальный язык отличается ясностью, точностью, лаконичностью. ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО должно быть кратким, по существу дела и хорошо читаемым. В одном письме излагается ОДИН вопрос, который впоследствии будет адресован конкретному исполнителю. Деловое письмо излагается во МНОЖЕСТВЕННОМ или в ЕДИНСТВЕННОМ числе. Например, УП «Галант» сообщает… или Сообщаем….
При составлении делового письма необходимо учесть несколько ОБЩЕПРИНЯТЫХ ПРАВИЛ:
  • ПОЛЯ письма должны быть достаточными, чтобы подшить документ и сделать, при необходимости, на полях заметки.
  • ШРИФТ письма должен быть стандартным, например, Times New Roman , размером 12пт с одинарным межстрочным интервалом и одинаковым на протяжении всего текста.
  • НУМЕРАЦИЯ страниц необходима, если письмо содержит более двух страниц и приложения. Страницы нумеруют в правом нижнем углу листа.

Деловое письмо СОСТОИТ из следующих составляющих:
  1. Шапка письма
  2. Содержание
  3. Приложения
  4. Подпись
  5. Исполнитель

1. ШАПКА ПИСЬМА.

Унитарное предприятие «ГАЛАНТ»
Юридический адрес: 143350, г. Москва, ул. Ленина, 18
Тел. (495) 660-3734, факс (495) 660-3745
E-mail: info@forumprofit.ru
Веб-сайт http://www.forum-profit.ru
Банковские реквизиты:
Р/с № 40802810300220001275
в ОАО «УралСиб» г. Москва
К/с 30101810100000000768
БИК 044525768
ИНН/КПП 771465026078/0
05.02.2010 № 7-02
На № 3 от 25.01.2010

ООО Альфа»
Коммерческому директору
А. В. Розанову
или
Коммерческому директору
ООО Альфа»
Розанову А. В.

О поставке оборудования

Уважаемый Александр Васильевич!

КОММЕНТАРИЙ: Деловое письмо оформляется на фирменном бланке. В ЛЕВОМ ВЕРХНЕМ углу находятся полные данные об организации.
• Наименование фирмы или организации
• Юридический или физический адрес
• Телефоны/ факс
• E-mail и адрес сайта (если имеется)
• Банковские реквизиты
• Исходящий регистрационный номер
• Входящий номер письма, на которое дается ответ
СПРАВА, на уровне исходящего номера или чуть ниже, размещается обращение к адресату, которое содержит:
• Наименование организации
• Должность адресата
• ФИО
В примере приведены два варианта последовательности обращения. Если письмо направляется ДВУМ и более адресатам, то перечисляются, последовательно с интервалом, все адресаты. Не рекомендуется в одном письме обращаться более чем к ЧЕТЫРЕМ адресатам. В этом случае необходимо направить отдельные письма каждому, составив предварительно список рассылки.
С ЛЕВОЙ стороны, ниже обращения формулируется краткий ЗАГОЛОВОК письма, чтобы адресат сразу понял, о чем пойдет речь.
ПО ЦЕНТРУ листа оформляется непосредственно ОБРАЩЕНИЕ, которое может быть выделено жирным шрифтом.

2. СОДЕРЖАНИЕ.
По содержанию и предназначению деловое письмо может быть:
• Информационным
• Гарантийным
• Рекламационным
• Коммерческим
• Письмом запросом
• Письмом ответом
• Письмом приглашением и др.
В любом случае письмо состоит из ДВУХ частей. В ПЕРВОЙ части излагаются мотивы, которые послужили для написания письма. Во ВТОРОЙ части излагается принятое решение, просьба, предложение и тому подобное. Каждая часть начинается с НОВОГО абзаца. Для деловых писем используются унифицированные словосочетания, например:
На ваше предложение от….. сообщаем…
Рассмотрев Вашу претензию от …, УП «Галант» сообщает следующее…
Согласно Вашей просьбе…
В связи с распоряжением…
Ввиду принятых обязательств…
В связи с вышеизложенным…

На Ваше предложение от 25.01.2010года сообщаем, что готовы к сотрудничеству при условии поставки оборудования с рассрочкой платежа. (первая часть)
Просим выслать проект договора поставки оборудования. (вторая часть)

3. ПРИЛОЖЕНИЯ.
С письмом могут высылаться дополнительные документы, расчеты и так далее.
В этом случае, после основного текста указывается, что имеются приложения и количество листов в приложении. Если приложений несколько, то имеет смысл перечислить приложения.

Прилагается 2 документа на 3-х листах:

1. План расстановки оборудования
2. Перечень требуемого оборудования

4. ПОДПИСЬ.
Любое письмо подписывается должностным лицом, с указанием должности и расшифровкой подписи. Не допускается перед наименованием должности указывать «за» и другие символы. Вполне допустимо добавить «С уважением».

С уважением,
Директор УП «ГАЛАНТ» /подпись/ С. П. Киреев

5. ИСПОЛНИТЕЛЬ.
Заканчивается деловое письмо указанием исполнителя, то есть лица, который занимается данным вопросом. В информации об исполнителе указывается ФИО, желательно полностью, и контактный телефон, можно указать должность. Информация об исполнителе печатается шрифтом на одну или две единицы МЕНЬШЕ основного.

Исп. Фомин Алексей Юрьевич
Тел. 660-3789, моб. 79-263-444-122

____________________________________________
Права на статью принадлежат FORUM-PROFIT.RU - форуму о заработке
Гуру Форума
Регистрация: 28.09.2009 На форуме: 3 мес 1 нед 6 д
Сообщений: 5,876 Карма: 60.40
#2    19.04.2010, 11:39
Реквизиты делового письма изучают на делопроизводстве... секретари, юристы. Для примера нужно было дать скан копию письма, что бы было видно наглядно, где какие реквизиты.

---------- Добавлено в 10:37 ---------- Предыдущее сообщение было написано в 10:21 ----------

Решил сделать скрин делового письма, для наглядности.



---------- Добавлено в 10:39 ---------- Предыдущее сообщение было написано в 10:37 ----------

Некоторые данные пришлось закрасить, так как несу ответственность за не разглашение данных составляющих коммерческую тайну предприятия, в котором работал.
Любитель
Регистрация: 04.11.2010 На форуме: 7 ч 53 мин 17 сек.
Сообщений: 71 Карма: 1.00
#3    08.11.2010, 23:07
Кстати насчет деловых писем, какой формат более актуален, электронный или бумажный? Кто, что больше использует? Перешли ли полностью на электронный формат или нет? Что по вашему лучше?
Любитель
Регистрация: 07.04.2011 На форуме: 1 д 1 ч 54 мин
Сообщений: 143 Карма: 1.00
#4    13.04.2011, 22:27
И все же более правильнее деловое письмо оформлять так
Гуру Форума
Регистрация: 28.09.2009 На форуме: 3 мес 1 нед 6 д
Сообщений: 5,876 Карма: 60.40
#5    13.04.2011, 23:30
futa, Ваш экземпляр практически ничем не отличается от моего.


compane_t, пока на бумажном носителе. Так как еще нет массового распространения электронно - цифровой подписи.
Любитель
Регистрация: 07.04.2011 На форуме: 1 д 1 ч 54 мин
Сообщений: 143 Карма: 1.00
#6    14.04.2011, 21:37
xag197911,ваш образец делового письма не соответствует ГОСТу Р 6.30 - 2003
Гуру Форума
Регистрация: 28.09.2009 На форуме: 3 мес 1 нед 6 д
Сообщений: 5,876 Карма: 60.40
#7    14.04.2011, 23:29
futa, что именно не соответствует?

Этот Гост распространяется на Украину?
Любитель
Регистрация: 07.04.2011 На форуме: 1 д 1 ч 54 мин
Сообщений: 143 Карма: 1.00
#8    15.04.2011, 00:07
Цитата:
Сообщение от xag197911 Посмотреть сообщение
Этот Гост распространяется на Украину?
этот ГОСТ действует только на территории России

А так не соответствие в оформлении справочных данных об организации, и в расположении эмблемы организации
Любитель
Регистрация: 30.04.2011 На форуме: 1 д 1 ч 9 мин
Сообщений: 128 Карма: 1.00
#9    10.05.2011, 17:38
Цитата:
Сообщение от compane_t Посмотреть сообщение
Кстати насчет деловых писем, какой формат более актуален, электронный или бумажный? Кто, что больше использует? Перешли ли полностью на электронный формат или нет? Что по вашему лучше?
Я думаю на электронный формат полностью не перейдут т.к. его сложнее регистрировать и ставить отметку о получении. А так использую и то и то в равной степени.
Новичок
Регистрация: 11.10.2011 На форуме: 0 сек.
Сообщений: 1 Карма: 0.00
#10    11.10.2011, 09:20
Уважаемые господа! Доброго времени суток.
Необходима Ваша подсказка, помощь.
В адрес предполагаемого делового партнера составлено письмо на 4-х листах. К этому письму идет приложение, детально разъясняющее наше предложение на 7-ми листах.
Вопрос. Не можем найти ответов на вопросы по этому письму с приложениями.
1. Каким образом сшиваются такие отправления?
а). Письмо отдельно, приложение отдельно
б). Письмо и приложение сшиваются вместе
в). Письмо и приложение сшивается чем? Степлер (верхний левый угол), заклепка (верхний левый угол) или еще каким-то другим способом?
2. Нумерация страниц.
а). Письмо отдельно (в письме указывается кол-во страниц приложения)
б). Приложение отдельно
в). Всё сшивается вместе и нумерация страниц сквозная? Тогда в этом моменте возникает вопрос: "Каким образом указать в письме кол-во страниц приложения?".
Ваш ответ действительно очень важен для отправителя.
С уважением,
fkmrf
Рекомендуем посмотреть
Похожие темы
Как правильно написать доверенность
Доверенность — это документ, удостоверяющий право одного лица совершать юридически значимые действия от имени другого лица, выдавшего этот документ....
Как написать статью
Поговорим о том, как правильно в плане SEO, написать статью, чтобы она заняла максимально высокие позиции в поисковой выдаче, без дополнительной...
Как правильно оформить документы на дом
http://www.denga.com.ua/images/stories/Investicii_nedvig/Kotedg_01.JPG Если вы – владелец дома, который построили без необходимого набора...
В каком банке выгодней оформить автокредит?
Подскажите, в каком банке самые выгодные условия автокредитования и меньше всего заморочек при оформлении.


Здесь присутствуют: 9 (пользователей: 0 , гостей: 9)